Nauja Verslo Valdymo Sistema (VVS)
Dažnai, sprendimas pereiti nuo pasenusios, neefektyvios verslo valdymo sistemos užtrunka ar apskritai būna neįgyvendintas nesuprantant kuo ją pakeisti ir nuo ko pradėti.
Viskas darosi sudėtingiau įvertinus pastangas, reikalingas suprasti, koks turėtų būti naujas sprendimas ir laiką, praleistą ieškant tinkamos VVS dabartiniams ir ateities poreikiams.
Šiuo straipsniu norėtume atsakyti į iškilusius klausimus ir padėti sklandžiai pereiti prie naujos VVS, padėsiančios automatizuoti darbo procesus, didinti produktyvumą, taupyti pinigus ir sukurti tvirtą pagrindą verslo plėtrai.
Kada laikas susimastyti apie nauja VVS sistemą
Pagrindiniai indikatoriai, rodantys kad laikas keisti esamą VVS:
• Dažnas Excel naudojimas kritinėms verslo funkcijoms.
• Naudojimas kelių neintegruotų trečiųjų šalių programų.
• Pasikliovimas svarbiausiais darbuotojais, turinčiais „specialių“ žinių.
• Bet koks verslo plėtimas reikalauja proporcingo naujų darbuotojų samdymo.
• Esama verslo valdymo sistema nebeatitinka iškeltų verslo poreikių arba sistemos diegėjas nesugeba / nenori jų įgyvendinti.
Penki žingsniai diegiant naują VVS
1. Nustatyti reikalavimus
• Paskirkite Projekto vadovą - įmonės darbuotoją, atsakingą už VVS diegimą.
• Daug nemąstykite apie dabartinę sistemą, darbo eigą. Apibūdinkite, kaip norėtumėte, kad viskas vyktų ateityje.
• Apsibrėžkite bendrus ir specifinius, tik Jūsų verslui būdingus, reikalavimus. Tada identifikuokite 3-4 kritinius veiksnius, pvz.: automatiniai prekių užsakymai iš tiekėjų, daugelio sandėlių valdymas, pritaikymas mobiliems įrenginiams.
• Jei esate nedidelė įmonė, sudarykite 3-4 puslapių reikalavimų sąrašą.
Kreipkitės į savo verslo partnerius rekomendacijų ir atlikite VVS sistemų rinkos tyrimą patys.
• Gaukite VVS diegimo pasiūlymus, pagal paruoštą pradinių reikalavimų sąrašą. Įvertinkite diegimo laiką, kainas, rekomendacijas.
• Atkreipkite dėmesį į VVS sistemų diegėjų profesionalumą, atsakymų išsamumą, pasidomėkite įgyvendintais projektais.
2. Pasirinkti naują VVS sprendimą ir diegėją
• Susiaurinkite pasirinkimą iki 3-5 pasiūlymų.
• Projekto vadovas sudalyvauja 1-2 val. VVS pristatyme organizuojamose kiekvieno diegėjo.
• Turite suprasti siūlomą produktą, pagrindines jo funkcijas. Standartinio sistemos funkcionalumo atitikimą Jūsų išvardintiems poreikiams.
• Koncentruokitės į 3-4 kritinius veiksnius.
• Apžvelkite kiek įmanoma daugiau papildomų reikalavimų.
• Atkreipkite dėmesį į VVS pristatančio žmogaus žinias, Jūsų įmonės veiklos koncepcijos suvokimą, pateikiamus pasiūlymus.
• Išsiaiškinkite VVS sistemų licencijavimo kaštus. Įvertinkite ne tik VVS licencijų kainą, bet ir papildomą programinė įrangą, kurios gali prireikti sistemos diegimui. (serverio operacinė sistema, duomenų bazių valdymo sistema).
• Priimkite sprendimą remiantis:
- VVS kokybę (kokios sistemos kurime naudojamos technologijos, ar sistema aktyviai vystoma, ar yra diegėjų pakeičiamumas, ar įmanomas dalinai atliktų darbų perėmimas, kaip technologiškai realizuojami papildomi poreikiai)
- Atitikimu dabarties ir ateities poreikiams.
- Sistemos kaina (diegimo, priežiūros, plėtimo).
3. Diegimas
• Padedant VVS diegėjui:
- Nustatykite reikalingiausias, būtinas sistemos funkcijas – stenkitės, kad sistema būtų kuo paprastesnė, lengviau įgyvendinama. Visas papildomas funkcijas įdiegsite vėliau – tai padės įgyvendinti projektą laiku, numatyto biudžeto ribose, bus paprasčiau apmokyti darbuotojus ir pradėjus darbą su sistemą, poreikiai bus daug tikslesnį.
- Nustatykite pasiekiamus tikslus.
- Apsirašykite darbo eigą, reikalingą atlikti kas dieną, kas savaitę, kas mėnesį – pardavimai, pirkimai, finansai, darbai ir kt.
- Įkelkite minimalų kiekį reikalingų duomenų ir ištestuokite darbinius procesus.
- Pakoreguokite, suderinkite klientams skirtus dokumentus – sąskaitas, važtaraščius, pasiūlymus ir kt.
- Peržvelkite ir prireikus koreguokite įgyvendinimo laiką, funkcionalumą.
• Dabar jau turėtų būti aiškus diegiamos sistemos vaizdas, nusistatykite diegimo pabaigos ir sistemos starto laiką.
• Toliau, padedant Jūsų naujo VVS diegėjo:
- Jei įmanoma, automatizuokite duomenų perkėlimo procesą į naują sistemą.
- Organizuokite darbuotojų, atliekančių svarbiausias operacijas, apmokymus.
- Remdamiesi numatyta darbo tvarka, išsibandykite realaus darbo scenarijus, patikrinkite importuotų duomenų tikslumą.
- Identifikuokite darbuotojus, kuriems sunkiausiai bus išmokti dirbti naujoje sistemoje, skirkite jiems daugiau dėmesio. Turite būti tikri, kad visi vadovai palaiko naują sistemą ir visos iškilusios problemos bus sprendžiamos pozityviai, be kritikos.
4. Darbo pradžia
• Kai būsite pasiruošę, nustatykite darbo naujoje VVS pradžią. Tai įprastai būna mėnesio ar metų pabaiga/pradžia.
• Importuokite klientų/tiekėjų duomenis, likučius. Įsitikinkite, kad likučiai ir vertės senoje sistemoje atitinka likučius naujoje. Pries importuojant informaciją, maksimaliai ją sutvarkykite - pakoreguokite.
• Pirmos dienos/savaitės darbo naujoje sistemoje reikalaus daug palaikymo, iškils nenumatytos problemos. Svarbu visus iškilusius nesklandumus spręsti kiek įmanoma greičiau. Tam tikslui paprašykite diegėjo būti Jūsų biure, operatyviam atsakinėjimui į klausimus ir komunikacijai su diegėjų komandą.
• Po 2-4 savaičių nuo darbo pradžios, organizuokite naujos sistemos peržiūrą, identifikuokite neatliktas užduotis, sudarykyte naują planą.
5. Įpratus dirbti kitaip
Turėtumėte džiaugtis naujos VVS privalumais, matyti darbo produktyvumo augimą, lėšų taupymą, sklandesnį darbo procesų organizavimą.
Jeigu ieškote savo verslui tinkamos VVS, mes kaip Odoo profesionalai, galėtumėm pasiūlyti Odoo VVS ir ją pritaikyti Jūsų verslo poreikiams. Užpildykite formą ir mes susisieksime su Jumis.